Como Organizar Documentos Digitais de uma Empresa?

A organização de documentos digitais é imprescindível para qualquer escritório ou empresa. Os documentos fazem parte dos registros de informações, que muitas vezes precisam ser consultadas.

Mas será que todas as empresas, principalmente as pequenas empresas, e os profissionais liberais, por exemplo, já estão dentro dessa realidade? Ou será que ainda estão perdendo tempo procurando arquivos físicos? Ou passou horas procurando no computador e não achou?

Essas são apenas algumas situações que envolvem uma má gestão de documentos. Por isso, este artigo apresentará dicas importantes para que a empresa consiga organizar seus documentos digitalmente.

Benefícios da organização digital de documentos

Organizar os documentos por meio digital traz muitos benefícios. Confira!

• O espaço físico poderá ser otimizado e utilizado para outras finalidades;
• No momento de consultar essas informações, o arquivamento digital traz uma maior praticidade e agilidade;
• O arquivo digital traz maior segurança, principalmente se for guardado em nuvem e com restrição de acessos;
• Os documentos podem ser guardados e padronizados;
• O compartilhamento também é mais prático e fácil.

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Como organizar os documentos de forma digital?

Muitas pessoas até possuem o arquivamento digital, porém não o fazem de forma organizada. Portanto, na hora de buscar o documento também possuem dificuldades. Por isso, veja esse passo a passo para melhorar a organização digital dos documentos:

1- Faça limpeza em pastas temporárias

Faça limpeza em pastas temporárias, pois todos os documentos devem ser guardados e organizados em pastas específicas e que façam sentido e agilizem na hora da busca. 

Deixe a pasta “downloads” e “área de trabalho” limpas e direcione o arquivo para sua pasta específica.

2- Faça uma estrutura de pastas

Como já foi dito, os documentos devem ser guardados em pastas específicas. Por exemplo, você pode nomear uma pasta pelo nome do fornecedor ou cliente e criar subpastas por meses ou anos, vai depender da quantidade de documentos.

 A estruturação em pastas auxilia na busca desses arquivos.

Veja um exemplo mais completo:

Pasta: Cliente X

Subpasta – nível 1: Notas Fiscais Emitidas

Subpastas – nível 2: Ano – 2019, 2020, 2021 …

Subpastas – nível 3: Meses– Janeiro, Fevereiro, Março …

As subpastas tem função de facilitar o acesso. Portanto, quanto mais dados e documentos tiver, mais subpastas podem ser criadas. Notas fiscais, declarações, documentos pessoais e assim por diante.

Busque padronizar os nomes a serem utilizados. Isso agiliza na hora da busca.

3- Nomeie os arquivos

Como já foi dito, nomear de maneira correta é essencial na hora de localizar o arquivo rapidamente.

Não somente as pastas, mas os arquivos também devem ser nomeados de maneira correta e padronizada. Um bom exemplo disso é o Contrato de Locação ou ainda ClienteX–NF–Jan21. 

A nomeação deve auxiliar na identificação do documento sem que seja necessário abri-lo e visualizar seu conteúdo.

Evite nomes como imprimir ou final. Mantenha um padrão e salve sempre a versão final dos arquivos.

4- Faça backup

Depois de todos os arquivos guardados e organizados. É necessário realizar uma cópia de segurança. Periodicamente, salve esses arquivos em HD externo ou, de preferência, em um sistema em nuvem.

O armazenamento em nuvem é muito seguro e ainda economiza espaço e isso ajuda muito quem possui computador barato, por exemplo. Além disso, possibilita que possam ser acessados, por pessoas autorizadas, onde elas estiverem.

O armazenamento em nuvem é oferecido por muitos grupos de tecnologia, por exemplo, Microsoft e Google.

5- Estabeleça um dia de organização

A organização é um processo contínuo. Ela deve fazer parte de toda a rotina. Mas sabemos que na correria do dia a dia podem ocorrer criações de pastas ou salvamentos de arquivos fora dos padrões. 

Para evitar que isso ocorra sempre e desorganize toda a estruturação, estabeleça um dia da semana para realizar essa organização.

Procure por arquivos que possam ter sido salvos em pastas temporárias ou salvos com nomes fora do padrão. Organize todos os arquivos e pastas e mantenha-os nos lugares corretos.

6- Digitalização de documentos não digitais

Depois de organizar todos os documentos digitais. É importante entender que certamente há arquivos importantes que não possuem a versão digitalizada. Podem ser documentos pessoais de sócios, clientes, contratos, notas fiscais e muitos outros.

Quanto mais esses documentos forem importantes e úteis, eles devem ser digitalizados. Isso auxiliará na rotina diária do escritório.

Por isso, procure digitalizar esses documentos sem esquecer de seguir toda a padronização já citada.

Como já foi dito, a organização de documentos é um processo que não se finda e deve ser incorporado na rotina de qualquer empresa ou escritório. Isso trará agilidade e praticidade.

Se utilizado o armazenamento em nuvem além de maior segurança, todos os funcionários poderão ter acesso às informações de onde estiverem.

A organização digital permite maior produtividade e maior eficiência. Ao invés de perder tempo utilizando grandes arquivos físicos, a empresa pode gastar esse tempo para melhorar suas tarefas operacionais e solucionar os problemas da rotina do dia a dia.