Leia este artigo até o final e você aprenderá O que buscar em sistemas para auxiliar o seu negócio? de forma simples e rápida
O sucesso de uma empresa depende muito de um gerenciamento ágil e eficiente. Nesse sentido, utilizar sistemas de automação é uma forma de otimizar diversas atividades, economizar tempo e executar uma gestão de qualidade que ajuda no crescimento das companhias.
Os empresários que desejam otimizar alguns processos na empresa podem buscar ferramentas que ajudam a automatizar diversas tarefas, principalmente aquelas mais repetitivas ou que demandam alto fluxo de informação.
Assim, investir na utilização de software e sistemas que podem auxiliar nas tarefas diárias no trabalho é a solução para atender as necessidades específicas do seu negócio.
Contudo, antes de escolher os sistemas que serão utilizados na empresa, os líderes e gestores precisam entender e definir as principais necessidades da organização, assim será mais fácil encontrar uma ferramenta que ajude nas atividades.
Para escolher o sistema que será utilizado na empresa é necessário considerar as necessidades do negócio, bem como alguns aspectos como:
- Quadro de colaboradores;
- Capital movimentando mensalmente;
- Volume de clientes atendidos;
- Movimentação do estoque;
- Quantidade de vendas.
Tais detalhes precisam ser considerados, já que geram um grande impacto na empresa e podem determinar os fluxos e ferramentas a serem implementados.
Sendo assim, o processo de escolha dos softwares de automação para as empresas é tão importante quanto o aluguel de multifuncional, equipamento que facilita a rotina de serviços.
Sistemas que proporcionam benefícios nos negócios
Atualmente, existem diferentes sistemas empresariais que possuem funções úteis e podem facilitar o gerenciamento dos negócios.
Assim, um gerenciamento estratégico e de automação do trabalho proporciona redução dos custos a longo prazo e melhora o clima organizacional, sendo bastante efetivo. Os principais sistemas que podem ser aplicados nas empresas são:
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BPM (Business Process Management)
Conhecido como gerenciador de negócios, o BPM consiste em um conjunto de práticas de gestão integrada que tem o foco na identificação e avaliação de oportunidades de melhorias no negócio.
Este sistema permite estudar o desempenho individual de áreas importantes, bem como das equipes e profissionais específicos, algo que permite uma visão ampla para os gestores – facilitando a tomada de decisões importantes.
Assim, ao utilizar o software é possível direcionar todos os processos com um monitoramento detalhado que facilita o trabalho.
Um ponto positivo deste sistema é a capacidade de ajudar a encontrar gargalos nas operações e a direcionar os melhores recursos disponíveis para solucionar os problemas.
As vantagens do sistema BPM são:
- Aumento da produtividade;
- Transparência nos processos;
- Automatização das tarefas;
- Redução de custos;
- Evolução contínua.
Com muitos pontos positivos que ajudam no gerenciamento de uma empresa, investir neste sistema é tão importante quanto ter as melhores soluções de firewall corporativo.
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CRM (Customer Relationship Management)
O CRM é focado na gestão de relacionamento com o cliente e o seu principal objetivo é impactar os clientes de modo simples e prático, melhorando e agilizando todo o processo de atendimento.
Este sistema costuma ser muito utilizado pelo departamento de vendas, graças às suas funções e possibilidade de variações de rotina.
Um atrativo interessante para os funcionários que atuam nas vendas é a possibilidade de integrar a jornada do cliente, algo que ajuda a aumentar, por exemplo, as vendas de pisante de concreto para jardim preço.
Desse modo, a função do CRM é abordar todas as experiências e sensações dos clientes durante a jornada de compra e na construção de relacionamento a longo prazo, seja com o próprio cliente ou com outra empresa para o fechamento de parceria.
O sistema pode ser adaptável para outros pontos de trabalho, ou seja, pode ser utilizado nas vendas para facilitar o processo de pesquisas sobre fornecedores. Os principais benefícios do CRM são:
- Proporcionar um atendimento diferenciado;
- Fideliza com relação aos serviços;
- Reduz os índices de rotatividade;
- Melhora as equipes de marketing e vendas;
- Aprimora a comunicação com a equipe comercial;
- Permite identificar os diferenciais competitivos.
Estes e outros pontos positivos podem ser aproveitados ao investir no uso do sistema CRM na empresa.
Isto posto, pesquisar informações sobre este recurso é o modo de implementá-lo no gerenciamento e ter excelentes resultados.
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ERP (Enterprise Resource Planning)
O ERP é um dos sistemas mais utilizados nos negócios, devido à sua capacidade de integrar todas as áreas da empresa, algo que torna o dia a dia muito vantajoso e prático, otimizando tempo.
Desenvolvido para gerenciar todos os departamentos nos negócios, o ERP consegue centralizar as informações em um único lugar, algo que ajuda na resolução dos problemas de modo rápido e identificando diferentes fluxos e processos, se estão ocorrendo adequadamente.
Uma vantagem interessante deste sistema é a capacidade de agilizar a comunicação interna, ajudando a melhorar a produtividade em áreas importantes da empresa, além de facilitar os processos de integração entre as áreas como: contábil, logística, vendas e suprimentos, agregando mais agilidade nas atividades.
O aumento da transparência é outro benefício que pode tornar os processos da organização.
O monitoramento diário do estoque, por exemplo, é uma tarefa de grande relevância para avaliar a quantidade de produtos, fluxo de saída e validade, por exemplo. Usando o ERP, é possível manter este setor sempre em ordem, evitando problemas e atrasos.
Outros benefícios que este sistema proporciona são:
- Planejamento aprimorado e eficiente;
- Possibilidade de personalizar os processos;
- Otimização com os custos de TI (Tecnologia da Informação);
- Diminuição no tempo de respostas em transações;
- Segurança de dados;
- Auxilia na retenção dos clientes;
- Escalabilidade;
- Parametrização das informações.
Sendo assim, investir no ERP é importante, assim como uma boa infraestrutura de rede corporativa para que a rede funcione de forma qualificada e os colaboradores possam realizar suas tarefas com velocidade e qualidade.
Estes são alguns dos sistemas mais utilizados nas empresas para a automatização de atividades.
Conhecer bem cada função e vantagens que o sistema pode agregar é essencial antes de investir capital na implementação, identificando aqueles que melhor atenderão às demandas da marca.
Funções essenciais em sistemas de automação
A automação é algo comum, principalmente na era digital em que as empresas precisam de agilidade para realizar o maior número de tarefas possíveis no dia a dia, além de ter mais qualidade em diferentes campanhas e fluxos.
Independentemente da escolha do sistema, é importante observar se ele possui aspectos que melhor atenderão às necessidade do negócio, e algumas funções que podem ser observadas são:
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Chat
Esta função facilita a interação em processos de atendimento ao cliente e entre equipes, por exemplo, facilitando a organização.
Um chatbot whatsapp barato, por exemplo, permite enviar mensagens de forma automatizada aos clientes e rede de contatos, bem como pode facilitar as interações dos usuários.
Os Chatbots são muito utilizados não só no Whatsapp, mas em diversas plataformas, sites e serviços online, já que visa a otimização de tempo e consegue entregar as informações para o destinatário de forma prática, fazendo com que o cliente seja atendido mais rapidamente.
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Versatilidade
Um sistema de automação contribui para diversos setores. No RH (Recursos Humanos), por exemplo, consegue-se facilitar as atividades de abertura de vagas, contratação, solicitações de férias, registro de horas, entre outras tarefas de organização e contabilização dos direitos dos colaboradores.
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Gestão de prazos e tarefas
A automação dos processos só pode ser considerada eficiente se os funcionários conseguirem gerenciar os prazos e o tempo despendido nas tarefas, bem como o funcionamento dos fluxos e processos.
Assim, se a plataforma disponibilizar ferramentas que possibilitem o armazenamento e o compartilhamento de arquivos, a rotina se torna ainda mais prática e efetiva, visto que a entrega pode ser controlada e a passagem de arquivos entre equipes é facilitado.
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Análises e elaboração de relatórios
O trabalho de gerenciamento só pode ser avaliado quando há relatórios para serem analisados.
Com a era digital, os dados tornaram-se parte da vida dos empreendedores, ajudando e agregando informações pertinentes a respeito dos clientes e colaboradores, facilitando a tomada de decisões, além de contribuir para a criação de novas estratégias.
Ter um sistema que automatize e facilite a elaboração e avaliação dos relatórios é algo que torna o trabalho das empresas mais simples, além de proporcionar uma análise completa e mais acertada, com gráficos, planilhas, entre outros detalhes que qualificam as informações.
A elaboração de relatórios é algo muito importante nas empresas, assim como uma boa instalação com tubos de aço inox para alta pressão.
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Facilidade de personalização
Um fator importante que os empreendedores devem observar no momento de escolher o sistema de automação é se este pode ser facilmente personalizado, ou seja, se há a possibilidade de incluir novas funcionalidades e módulos.
Este detalhe faz a diferença, pois agrega mais flexibilidade para o sistema, além de facilitar os processos de entrada durante a jornada do cliente.
Com isso, a empresa não precisa passar por mudanças repentinas de sistema, algo que proporciona maior escalabilidade.
Ferramentas que podem ser utilizada em diversos negócios
Existem diversas ferramentas que podem ser implementadas para ajudar nas atividades diárias da empresa, agilizando as rotinas, mesmo sem que sistemas de automatização sejam efetivamente aplicados. Alguns exemplos são:
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Análise SWOT
Esta ferramenta permite a análise de cenários a partir de forças, fraquezas, oportunidades e ameaças, conforme a tradução da sigla que forma o nome da estratégia.
O SWOT permite sistematizar as análises de cenários, ou seja, do macro e microambiente, identificando as oportunidades e o que precisa ser adequado na empresa e nas campanhas aplicadas..
Com conhecimento a respeito do cenário, os profissionais podem criar estratégias para ter melhor aproveitamento das oportunidades e pontos fortes, além de minimizar ao máximo as ameaças e fraquezas – exemplo disso é a avaliação frente à concorrência, identificando como destacar os diferenciais da marca.
Um ponto interessante do SWOT é que podem ser implementados em diversos negócios, desde um empreendimento especializado em impressão de livros e apostilas até em empresas de grande porte com um volume de produção considerável.
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PDCA
Consiste em uma metodologia que consegue orientar a organização de estratégia seguindo as seguintes etapas:
- Plan (Planejamento): Momento de identificar os problemas e estabelecer o plano de ação;
- Do (Executar): Etapa para executar tudo o que foi planejado;
- Check (Controle): Consiste em verificar se todas as metas estabelecidas foram alcançadas e acompanhar os indicadores de desempenho para otimizar o que for necessário;
- Act (Agir): Processo que visa realizar as correções necessárias e padronizar o que deu certo nas etapas anteriores para replicar em outras campanhas.
Utilizar ferramentas versáteis que ajudam a melhorar os negócios é tão importante quanto um produto saponificante.
Portanto, os investimentos em sistemas de automatização possibilita melhorar a gestão, aumentar a qualidade das atividades e, consequentemente, atender os clientes com eficiência, proporcionando uma excelente experiência de compra e em todo o relacionamento e gerenciamento do negócio para obter bons lucros.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Business Connection, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
